പവർപോയിന്റിലെ കോപൈലറ്റ്: കുറിപ്പുകൾ മാത്രം നൽകൂ, സ്ലൈഡുകൾ തയ്യാർ

നാളെ രാവിലെ ഓഫീസിൽ ഒരു അവതരണമുണ്ട്. രാത്രി പത്തുമണിയായിട്ടും സ്ലൈഡുകൾ തുടങ്ങിയിട്ടില്ല. കൈയിൽ ഉള്ളത് ഒരു പേജ് നിറയെ കുറിപ്പുകൾ മാത്രം. ഈ സമയത്താണ് പവർപോയിന്റിലെ കോപൈലറ്റ് എന്ന സഹായി രക്ഷയ്ക്കെത്തുന്നത്. നിങ്ങളുടെ കുറിപ്പുകൾ അതിന് നൽകിയാൽ, അൽപ്പസമയത്തിനുള്ളിൽ തയ്യാറായ സ്ലൈഡുകൾ സ്ക്രീനിൽ തെളിയും.

കുറിപ്പുകളിൽ നിന്ന് സ്ലൈഡുകളിലേക്ക് എത്തുന്നത് എങ്ങനെ?

ഇതിനെ ഒരു സഹായിയായി സങ്കൽപ്പിക്കാം. നിങ്ങൾ ഒരു ചെറിയ കുറിപ്പ് നൽകുമ്പോൾ, അതിലെ ആശയങ്ങൾ ഏതൊക്കെയെന്ന് അത് തിരിച്ചറിയുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, 'വിൽപ്പന കണക്കുകൾ', 'പ്രധാന നേട്ടങ്ങൾ', 'അടുത്ത ഘട്ടം' എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഭാഗങ്ങൾ കണ്ടെത്തി, ഓരോന്നിനും വേറെ സ്ലൈഡ് നിർമ്മിക്കുന്നു. ഓരോ സ്ലൈഡിലും അതിന്റെ തലക്കെട്ടും, ആശയങ്ങൾ ചുരുക്കിയ ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളും, നിങ്ങൾ സംസാരിക്കുമ്പോൾ സഹായിക്കാൻ കുറിപ്പുകളും ചേർത്തുതരുന്നു.

ഇതിന് പിന്നിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് ഭാഷാ മാതൃകകളാണ്. നിങ്ങൾ എഴുതിയ വാചകങ്ങളിലെ പദങ്ങളും അവയുടെ ക്രമവും പഠിച്ച്, ഏത് ഭാഗം ഏത് തരത്തിലുള്ള സ്ലൈഡിന് ചേരുമെന്ന് അത് ഊഹിക്കുന്നു. ഇത് ഒരു സ്ഥിരമായ ഫോർമാറ്റിൽ സ്ലൈഡുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനാൽ, ചിലപ്പോൾ എല്ലാ അവതരണങ്ങളും ഒരേപോലെ തോന്നിയേക്കാം. അതിനാൽ, നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ശൈലി ചേർക്കാൻ കുറച്ച് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തേണ്ടതുണ്ട്.

എന്തെല്ലാം ചെയ്യാൻ കഴിയും?

• ഒരു ചെറിയ വിവരണമോ വേഡ് ഫയലോ നൽകി പത്ത് മുതൽ ഇരുപത് വരെ സ്ലൈഡുകൾ ഉള്ള ഒരു പൂർണ്ണ അവതരണം തയ്യാറാക്കാം.
• നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ നിറങ്ങളും ഫോണ്ടുകളും ഉപയോഗിച്ച് സ്ലൈഡുകൾക്ക് ഒരേപോലെയുള്ള രൂപം നൽകാം.
• ഓരോ സ്ലൈഡിനും സ്പീക്കർ നോട്ടുകൾ ചേർത്തുതരുന്നതിനാൽ, അവതരണ വേളയിൽ എന്ത് പറയണമെന്ന് മറക്കില്ല.
• നിറഞ്ഞുകിടക്കുന്ന ഖണ്ഡികകളെ ചെറിയ ബുള്ളറ്റ് പോയിന്റുകളും ചിത്രങ്ങളും ആയി മാറ്റിത്തരും.

ഉപയോഗിക്കാൻ എന്തെല്ലാം വേണം?

ഇത് ഉപയോഗിക്കാൻ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് 365 ലൈസൻസും കോപൈലറ്റ് പ്രോ എന്ന കൂട്ടിച്ചേർക്കലും ആവശ്യമാണ്. വ്യക്തിഗത ഉപയോഗത്തിനും ഓഫീസ് ഉപയോഗത്തിനും വ്യത്യസ്ത പ്ലാനുകൾ ലഭ്യമാണ്. പവർപോയിന്റ് തുറന്ന് മുകളിലെ ബാറിലുള്ള കോപൈലറ്റ് ബട്ടൺ അമർത്തി, 'ഫയലിൽ നിന്ന് അവതരണം സൃഷ്ടിക്കുക' എന്ന ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുത്താൽ മതി. പിന്നീട് നിങ്ങളുടെ കുറിപ്പുകൾ അടങ്ങിയ ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുക്കാം.

എവിടെയാണ് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്?

കോപൈലറ്റ് നൽകുന്ന സ്ലൈഡുകൾ ഒരു തുടക്കമായി കണക്കാക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. അത് സൃഷ്ടിക്കുന്ന ചിത്രങ്ങളും ഗ്രാഫുകളും നിങ്ങളുടെ ആവശ്യത്തിന് അനുയോജ്യമായിരിക്കണമെന്നില്ല. ചിലപ്പോൾ ഒരു ചിത്രം മാറ്റേണ്ടിവരും, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഗ്രാഫ് വീണ്ടും വരയ്ക്കേണ്ടിവരും. അതുപോലെ, ഓരോ സ്ലൈഡിലെയും വാചകങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ശൈലിയിൽ മാറ്റിയെഴുതേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ഒരു പൂർണ്ണമായ പകരക്കാരനല്ല, മറിച്ച് സമയം ലാഭിക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ഒരു കൈത്താങ്ങാണ്.

മറ്റൊരു കാര്യം, നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റയുടെ സ്വകാര്യതയാണ്. മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ വാണിജ്യ ഡാറ്റ സംരക്ഷണം അനുസരിച്ച്, നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ രേഖകളും അവതരണങ്ങളും പുറത്തുപോകുന്നില്ല, മാതൃകകളെ പരിശീലിപ്പിക്കാനും ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല. എന്നിരുന്നാലും, ഓരോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയും സ്വകാര്യതാ നയങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

അവസാനമായി, ഇത് പോലുള്ള സഹായികൾ ജോലി എളുപ്പമാക്കുമെങ്കിലും, അവതരണത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം നിങ്ങളുടേതായിരിക്കണം. കോപൈലറ്റ് തയ്യാറാക്കിയ സ്ലൈഡുകൾ ഒരു നല്ല തുടക്കമാണ്, പക്ഷേ അതിൽ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ആശയങ്ങളും വിവരങ്ങളും ചേർത്താൽ മാത്രമേ അത് മികച്ചതാകൂ.

കൂടാതെ, സ്ഥാപനത്തിന്റെ ബ്രാൻഡ് നിറങ്ങളും ഫോണ്ടുകളും നിലനിർത്താൻ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കിയ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്. ഡോക്യുമെന്റുകൾ ക്ലൗഡിൽ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കപ്പെടുന്നതിനാൽ സഹപ്രവർത്തകരുമായി തത്സമയം പങ്കിടാനും തിരുത്തലുകൾ വരുത്താനും സാധിക്കും. ഈ സാങ്കേതികവിദ്യ ആദ്യ കരട് വേഗത്തിൽ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുമെങ്കിലും അന്തിമ മിനുക്കുപണികൾ നമ്മൾ തന്നെ ചെയ്യണം.