പ്രോജക്ട് കൺസൾട്ടന്റിന്റെ തലവേദന: ഏത് ജോലി ആദ്യം ചെയ്യണം എന്ന് എഐ പറഞ്ഞുതരുമോ?

രാവിലെ ഒൻപത് മണി. കൺസൾട്ടന്റിന്റെ ലാപ്ടോപ്പിൽ ഇരുപത് ടാബുകൾ തുറന്നിട്ടുണ്ട്. ക്ലയന്റിന്റെ ഫോൺ വിളി വരുന്നു, മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പ് എഴുതണം, റിപ്പോർട്ട് ഇന്ന് വൈകുന്നേരം അയക്കണം, പുതിയ പ്രോജക്ടിന്റെ പ്ലാൻ തയ്യാറാക്കണം. എവിടെ തുടങ്ങണം എന്ന് തന്നെ അറിയില്ല. ഈ സമയത്താണ് ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് എന്ന ലളിതമായ ആശയം രക്ഷകനാകുന്നത്. ജോലികളെ അടിയന്തിരം, പ്രധാനം എന്ന രണ്ട് ചോദ്യങ്ങളിലൂടെ നാല് കൂട്ടങ്ങളാക്കി തിരിക്കുക എന്നതാണ് ഇതിന്റെ രീതി. എഐയോട് ഇത് ചെയ്യാൻ പറഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ പട്ടിക അത് ക്രമത്തിലാക്കി തരും.

എഐ എങ്ങനെയാണ് ജോലികൾ തരംതിരിക്കുന്നത്?

നിങ്ങൾ എഐയിൽ ഒരു പട്ടിക കൊടുക്കുമ്പോൾ, അതിലെ ഓരോ വാചകവും അത് വായിക്കുന്നു. 'അടിയന്തിരം' എന്ന വാക്കിനോട് ബന്ധപ്പെട്ട സൂചനകൾ - 'ഇന്ന്', 'ഉടൻ', 'അവസാന തീയതി' - എന്നിവയും, 'പ്രധാനം' എന്നതിനോട് ബന്ധപ്പെട്ട 'ഫലം', 'ഉപഭോക്തൃ തൃപ്തി', 'വളർച്ച' തുടങ്ങിയവയും അത് തിരിച്ചറിയാൻ ശ്രമിക്കുന്നു. ഇതിനെ സാങ്കേതികമായി 'പാറ്റേൺ തിരിച്ചറിയൽ' എന്ന് പറയാം. എന്നാൽ ഇത് ഒരു മനുഷ്യന്റെ വിവേചനബുദ്ധിയല്ല. അതിനാൽ, എഐയോട് കൃത്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ കൊടുക്കേണ്ടത് നിങ്ങളാണ്.

ടെസ്റ്റ്: ലളിതമായ ചോദ്യം vs കൃത്യമായ ചോദ്യം

ആദ്യം ഒരു ലളിതമായ ചോദ്യം നോക്കാം

എന്റെ ജോലികൾ: ക്ലയന്റ് മീറ്റിംഗ്, റിപ്പോർട്ട് എഴുതൽ, ടീമിനെ വിളിക്കൽ, പുതിയ പ്ലാൻ. ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം?

ഈ ഉത്തരം ഉപകരിക്കുന്നില്ല. കാരണം, ഏത് ജോലിക്ക് എത്രത്തോളം അടിയന്തിരതയും പ്രാധാന്യവുമുണ്ടെന്ന് എഐക്ക് അറിയില്ല. അത് വെറും പൊതുവായ ഉപദേശം മാത്രം നൽകുന്നു. ഇത് ഒരു കൺസൾട്ടന്റിന്റെ യഥാർത്ഥ സമ്മർദ്ദം മനസ്സിലാക്കുന്നില്ല.

ഇനി കൃത്യമായ ചോദ്യം നോക്കാം

നീ ഒരു സീനിയർ പ്രോജക്ട് കൺസൾട്ടന്റാണ്. എന്റെ ജോലികൾ: (1) ക്ലയന്റ് മീറ്റിംഗ് ഇന്ന് 2pm, (2) റിപ്പോർട്ട് ഇന്ന് 5pm, (3) ടീമിനെ വിളിക്കൽ നാളെ, (4) പുതിയ പ്ലാൻ അടുത്ത ആഴ്ച. ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് ഉപയോഗിച്ച് ഇവയെ അടിയന്തിരം/പ്രധാനം എന്ന് തരംതിരിച്ച് ഏത് ക്രമത്തിൽ ചെയ്യണം എന്ന് പറഞ്ഞുതരിക. ഓരോന്നിനും കാരണം എഴുതുക.

ഈ ഉത്തരം ഉപകരിക്കുന്നു. കാരണം, എഐയോട് ഒരു റോൾ (സീനിയർ കൺസൾട്ടന്റ്), കൃത്യമായ സമയപരിധികൾ, ഏത് രീതി ഉപയോഗിക്കണം എന്ന് വ്യക്തമായി പറഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. അതിനാൽ അത് ഓരോ ജോലിയുടെയും അടിയന്തിരതയും പ്രാധാന്യവും താരതമ്യം ചെയ്ത് ക്രമം നിർദ്ദേശിക്കുന്നു.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ്

ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് പകർത്തി നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ നൽകുക. ഇത് ഏത് പ്രോജക്ടിനും ഉപയോഗിക്കാം.

നീ ഒരു [എന്റെ റോൾ] ആണ്. എന്റെ ജോലികൾ: [ജോലികളുടെ പട്ടിക]. ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് ഉപയോഗിച്ച് ഇവയെ അടിയന്തിരം/പ്രധാനം എന്ന് തരംതിരിച്ച് ഏത് ക്രമത്തിൽ ചെയ്യണം എന്ന് പറഞ്ഞുതരിക. ഓരോന്നിനും കാരണം എഴുതുക. [പ്രത്യേക നിർദ്ദേശം]

എഐ വഴിതെറ്റിയാൽ ഉടൻ ശരിയാക്കാനുള്ള മൂന്ന് കമാൻഡുകൾ

• നീ വളരെ ബഹുമാനം കാണിക്കുന്നു. ഇനി നേരിട്ട് ഉത്തരം പറയുക, മാന്യത വേണ്ട.
• ഓരോ ജോലിക്കും അടിയന്തിരതയുടെ സ്കോർ 1-10ൽ തരിക, എന്നിട്ട് ക്രമീകരിക്കുക.
• നീ ഒരു സീനിയർ കൺസൾട്ടന്റാണ്, എന്റെ സമയം പാഴാക്കരുത്. കൃത്യമായി പറയുക.

വിജയം എങ്ങനെ അറിയാം, ശബ്ദത്തിൽ പരിശീലിക്കാം

എഐ നൽകുന്ന ക്രമം നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ അതാണ് വിജയം. ഓരോ ദിവസവും രാവിലെ ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ജോലികൾ തരംതിരിക്കുക. കൂടാതെ, ചാറ്റ്ജിപിടി പോലുള്ള ആപ്പുകളിലെ സൗജന്യ വോയ്സ് മോഡ് ഉപയോഗിച്ച് ഉറക്കെ സംസാരിച്ച് പരിശീലിക്കുക. അങ്ങനെ ചെയ്താൽ, യഥാർത്ഥ ജീവിതത്തിൽ ക്ലയന്റിനോട് സംസാരിക്കുമ്പോൾ കൂടുതൽ ആത്മവിശ്വാസം തോന്നും.