ഹോം ഓഫീസിൽ ജോലി കൂടിപ്പോകുന്നുണ്ടോ? ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് എഐയോട് ചോദിക്കാം

രാവിലെ ലാപ്ടോപ്പ് തുറക്കുമ്പോൾ തന്നെ പത്ത് ജോലികൾ കാത്തിരിക്കുന്നു. ഒരു മീറ്റിംഗ്, രണ്ട് റിപ്പോർട്ട്, മൂന്ന് മെസ്സേജ്, വീട്ടിലെ ചെറിയ ആവശ്യങ്ങൾ. ഏത് ആദ്യം എടുക്കണം എന്ന് ആലോചിച്ച് ആലോചിച്ച് സമയം പോകുന്നു. ഒടുവിൽ എല്ലാം അടിയന്തിരമാണെന്ന് തോന്നി എല്ലാം ഒരുമിച്ച് തുടങ്ങുന്നു. ഒന്നും പൂർത്തിയാകുന്നുമില്ല.

ഇവിടെയാണ് ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് ഉപയോഗപ്രദമാകുന്നത്. ജോലികളെ അടിയന്തിരം, പ്രധാനം എന്ന രണ്ട് ചോദ്യങ്ങളിലൂടെ നാല് കൂട്ടങ്ങളായി തിരിക്കുന്ന രീതിയാണിത്. എഐ സഹായിയോട് നിങ്ങളുടെ പട്ടിക കൊടുത്താൽ, അത് ഓരോ ജോലിയും ഈ നാല് കൂട്ടങ്ങളിൽ എവിടെ വരുമെന്ന് വിലയിരുത്തി, ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം എന്ന ക്രമവും തരും.

എഐ ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യുന്നു

നിങ്ങൾ എഴുതുന്ന ജോലികളുടെ പട്ടിക എഐ വായിക്കുന്നു. ഓരോ വരിയിലും ഉള്ള വാക്കുകൾ നോക്കി, അതിൽ 'ഇന്ന് തന്നെ' എന്ന സൂചനയുണ്ടോ, 'അല്ലെങ്കിൽ പ്രശ്നമാകും' എന്ന ഭാവമുണ്ടോ എന്ന് വിലയിരുത്തുന്നു. ശേഷം അതിനെ അടിയന്തിരവും പ്രധാനവുമായ കൂട്ടിൽ ഇടണോ, അടിയന്തിരമെങ്കിലും പ്രധാനമല്ലാത്ത കൂട്ടിൽ ഇടണോ എന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നു. ഇത് മനുഷ്യന്റെ തീരുമാനത്തിന് പകരമല്ല; ഒരു ആദ്യ ക്രമീകരണം മാത്രമാണ്.

ആദ്യം ശ്രമിച്ചത്: ലളിതമായ ചോദ്യം

എന്റെ ജോലികൾ ഇതാണ്: റിപ്പോർട്ട് എഴുതുക, മീറ്റിംഗ്, ഇമെയിൽ മറുപടി, ബിൽ അടയ്ക്കുക, അമ്മയെ വിളിക്കുക. ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം?

ഈ ഉത്തരം ഉപകരിക്കുന്നില്ല. എല്ലാം പ്രധാനമാണെന്ന് പറയുമ്പോൾ ഒരു ക്രമവും ലഭിക്കുന്നില്ല. യഥാർത്ഥത്തിൽ ഏത് ആദ്യം എടുക്കണം എന്ന് തീരുമാനിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നില്ല. എഐ എപ്പോഴും സമാധാനിപ്പിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നു; അതാണ് പ്രശ്നം.

ശരിയായ രീതി: വ്യക്തമായ നിർദ്ദേശം

നീ ഒരു സമയക്രമീകരണ വിദഗ്ധനാണ്. താഴെയുള്ള ജോലികളെ ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് ഉപയോഗിച്ച് നാല് കൂട്ടങ്ങളായി തിരിക്കുക: 1) അടിയന്തിരവും പ്രധാനവും, 2) പ്രധാനമെങ്കിലും അടിയന്തിരമല്ലാത്തത്, 3) അടിയന്തിരമെങ്കിലും പ്രധാനമല്ലാത്തത്, 4) രണ്ടുമല്ലാത്തത്. ഓരോ ജോലിയും ഏത് കൂട്ടത്തിൽ വരുന്നു എന്ന് കാരണത്തോടെ എഴുതുക. ഒന്നും സമാധാനിപ്പിക്കാൻ വേണ്ടി 'എല്ലാം പ്രധാനം' എന്ന് പറയരുത്. ജോലികൾ: റിപ്പോർട്ട് എഴുതുക, മീറ്റിംഗ്, ഇമെയിൽ മറുപടി, ബിൽ അടയ്ക്കുക, അമ്മയെ വിളിക്കുക.

ഇത് ഉപകരിക്കുന്നു. കാരണം ഓരോ ജോലിയും എന്തുകൊണ്ട് ആ കൂട്ടത്തിൽ വന്നു എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നു. ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം എന്ന ക്രമവും തരുന്നു. എഐ ഇവിടെ ഒരു സഹായിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു, തീരുമാനമെടുക്കുന്നയാളായല്ല.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ്

ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് പകർത്തി നിങ്ങളുടെ ജോലികൾ ചേർത്താൽ മതി. ഓരോ തവണയും പുതിയ പട്ടിക കൊടുക്കാം.

നീ ഒരു [നിങ്ങളുടെ ജോലി മേഖല] സമയക്രമീകരണ വിദഗ്ധനാണ്. താഴെയുള്ള ജോലികളെ ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് ഉപയോഗിച്ച് നാല് കൂട്ടങ്ങളായി തിരിക്കുക. ഓരോ ജോലിയും ഏത് കൂട്ടത്തിൽ വരുന്നു എന്ന് കാരണത്തോടെ എഴുതുക. ഒന്നും സമാധാനിപ്പിക്കരുത്. ജോലികൾ: [നിങ്ങളുടെ ജോലികളുടെ പട്ടിക]

എഐ വഴിതെറ്റിയാൽ ഉടൻ ചെയ്യേണ്ടത്

• എഐ 'എല്ലാം പ്രധാനം' എന്ന് പറഞ്ഞാൽ, 'ഓരോ ജോലിക്കും ഒരു കൂട്ടം മാത്രം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഒന്നും രണ്ട് കൂട്ടത്തിൽ വരരുത്' എന്ന് പറയുക.
• ഉത്തരം വളരെ നീളമുള്ളതായാൽ, 'ഓരോ കൂട്ടത്തിനും മൂന്ന് വരി മാത്രം' എന്ന് നിർദ്ദേശിക്കുക.
• എഐ സ്വയം തീരുമാനമെടുക്കാൻ ശ്രമിച്ചാൽ, 'നീ ക്രമീകരിക്കുക മാത്രം ചെയ്യുക, തീരുമാനം ഞാൻ എടുക്കാം' എന്ന് വ്യക്തമാക്കുക.

ഇത് ഫലിച്ചു എന്ന് എങ്ങനെ അറിയാം

നിങ്ങളുടെ പട്ടിക കൊടുത്തപ്പോൾ എഐ ഓരോ ജോലിയും ഒരു കൂട്ടത്തിൽ മാത്രം ഇട്ടു, കാരണം പറഞ്ഞു, ക്രമവും തന്നു എങ്കിൽ അത് ഫലിച്ചു. ഇനി അതേ ചോദ്യം ഫോണിലെ സൗജന്യ വോയ്സ് മോഡിൽ ഉച്ചത്തിൽ പറഞ്ഞ് പരിശീലിക്കുക. അപ്പോൾ യഥാർത്ഥ ജോലിത്തിരക്കിൽ വേഗത്തിൽ തീരുമാനമെടുക്കാൻ കഴിയും.