ജോലി കൂടിക്കൂടി വരുമ്പോൾ എവിടെ തുടങ്ങണം? ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് എഐയോടൊപ്പം

രാവിലെ എഴുന്നേൽക്കുമ്പോൾ തന്നെ ഫോണിൽ അഞ്ച് വ്യത്യസ്ത ക്ലയന്റുകളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ. ഒരാൾ അടിയന്തിരമായി ഒരു ലോഗോ വേണമെന്ന് പറയുന്നു. മറ്റൊരാൾ അടുത്ത ആഴ്ചയിലെ പ്രൊജക്റ്റിന്റെ കരട് ചോദിക്കുന്നു. മൂന്നാമത്തെയാൾ പണം അയച്ചുവെന്നും രസീത് വേണമെന്നും. ഇതിൽ ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം? ഈ സമ്മർദ്ദത്തിൽ തല കറങ്ങുമ്പോൾ, ജോലികളെ ക്രമീകരിക്കാൻ ഒരു ലളിതമായ വഴിയുണ്ട് — ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ്. ഇതിൽ ജോലികളെ അടിയന്തിരം, പ്രധാനം എന്നീ രണ്ട് ചോദ്യങ്ങളിലൂടെ നാല് കൂട്ടങ്ങളായി തിരിക്കുന്നു: ഉടൻ ചെയ്യേണ്ടത്, പിന്നീട് ചെയ്യേണ്ടത്, മറ്റൊരാൾക്ക് നൽകാവുന്നത്, ഒഴിവാക്കാവുന്നത്. ഇത് മനസ്സിൽ കണക്കുകൂട്ടി ചെയ്യുമ്പോൾ പലപ്പോഴും ആശയക്കുഴപ്പം തോന്നും. അവിടെയാണ് ഒരു എഐ സഹായി ഉപയോഗപ്രദമാകുന്നത്. നിങ്ങളുടെ ജോലികളുടെ പട്ടിക അതിൽ നൽകിയാൽ, അത് ഓരോന്നിനെയും വേഗത്തിൽ തരംതിരിച്ച് ഒരു ക്രമം തയ്യാറാക്കിത്തരും.

എഐ ഈ തരംതിരിക്കൽ എങ്ങനെ ചെയ്യുന്നു?

എഐ സഹായികൾ വലിയ അളവിൽ വാചകങ്ങൾ വായിച്ച് പഠിച്ചവയാണ്. അതിനാൽ, 'അടിയന്തിരം', 'പ്രധാനം', 'ക്ലയന്റ്', 'സമയപരിധി' തുടങ്ങിയ വാക്കുകളുടെ അർത്ഥവും അവ തമ്മിലുള്ള ബന്ധവും അവയ്ക്ക് മനസ്സിലാകും. നിങ്ങൾ ഒരു ജോലിയെക്കുറിച്ച് 'നാളെ രാവിലെ വേണം' എന്ന് എഴുതിയാൽ, അത് അടിയന്തിരമാണെന്ന് അത് തിരിച്ചറിയും. 'എന്റെ പ്രധാന ക്ലയന്റാണ്' എന്ന് കണ്ടാൽ, അത് പ്രധാനമാണെന്നും. ഈ രണ്ട് വിവരങ്ങളും ചേർത്ത്, ആ ജോലി ഏറ്റവും മുകളിൽ വരണോ എന്ന് അത് തീരുമാനിക്കും. എന്നാൽ ഇത് ഒരു യന്ത്രമാണ്; നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ മുൻഗണനകൾ അതിന് അറിയില്ല. അതുകൊണ്ട്, അത് നൽകുന്ന ക്രമം ഒരു നിർദ്ദേശമായി കണ്ട്, അന്തിമ തീരുമാനം നിങ്ങൾ തന്നെ എടുക്കണം.

പരീക്ഷണം: ലളിതമായ ചോദ്യവും കൃത്യമായ ചോദ്യവും

ഒന്നാമത്തെ ശ്രമം: വെറും പട്ടിക നൽകുമ്പോൾ

എന്റെ ജോലികൾ: ലോഗോ ഡിസൈൻ, ബ്ലോഗ് എഴുത്ത്, ക്ലയന്റ് കോള്, ഇൻവോയ്സ് അയയ്ക്കൽ. ഇത് എങ്ങനെ ക്രമീകരിക്കണം?

ഈ ഉത്തരം ഉപകാരപ്രദമല്ല. കാരണം, ഏത് ജോലി എത്ര അടിയന്തിരമാണെന്നോ ഏത് ക്ലയന്റ് എത്ര പ്രധാനമാണെന്നോ എഐക്ക് അറിയില്ല. അത് വെറും ഒരു ക്രമം നൽകി, അത് ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കാനുള്ള വിവരങ്ങളും നൽകിയിട്ടില്ല.

രണ്ടാമത്തെ ശ്രമം: വ്യക്തമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുമ്പോൾ

നിങ്ങൾ ഒരു ഫ്രീലാൻസ് ജോലി സംഘാടകനാണ്. എന്റെ ജോലികൾ: (1) ലോഗോ ഡിസൈൻ — ക്ലയന്റ് നാളെ രാവിലെ വേണമെന്ന് പറഞ്ഞു, (2) ബ്ലോഗ് എഴുത്ത് — അടുത്ത ആഴ്ചയിലെ ഡെഡ്ലൈൻ, (3) ക്ലയന്റ് കോള് — ഇന്ന് വൈകുന്നേരം, (4) ഇൻവോയ്സ് അയയ്ക്കൽ — ഈ മാസം അവസാനം. ഇവയെ ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് പ്രകാരം അടിയന്തിരം/പ്രധാനം എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിച്ച്, ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം എന്ന് ഒരു ക്രമത്തിൽ തരൂ. ഓരോ ജോലിക്കും എത്ര മിനിറ്റ് മാറ്റിവയ്ക്കണം എന്നും പറയൂ.

ഈ ഉത്തരം ഉപയോഗപ്രദമാണ്. കാരണം, ഓരോ ജോലിയുടെയും സമയപരിധിയും പ്രാധാന്യവും വ്യക്തമായി നൽകിയിട്ടുണ്ട്. എഐ അതിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു ക്രമവും സമയവും നിർദ്ദേശിച്ചു. ഇത് നിങ്ങളുടെ യഥാർത്ഥ സാഹചര്യത്തിന് അനുസരിച്ച് മാറ്റിയെടുക്കാം.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ്

ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് പകർത്തി, നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ നൽകി ഉപയോഗിക്കാം. ഇതിലെ [ചതുരക്കുള്ളിൽ] ഉള്ള കാര്യങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം വിവരങ്ങളാക്കി മാറ്റുക.

നിങ്ങൾ ഒരു ഫ്രീലാൻസ് ജോലി സംഘാടകനാണ്. എന്റെ ജോലികൾ: [ജോലികളുടെ പട്ടിക, ഓരോന്നിനും സമയപരിധിയും പ്രാധാന്യവും സഹിതം]. ഇവയെ ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ് പ്രകാരം അടിയന്തിരം/പ്രധാനം എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിച്ച്, ഏത് ആദ്യം ചെയ്യണം എന്ന ക്രമം തരൂ. ഓരോ ജോലിക്കും എത്ര മിനിറ്റ് മാറ്റിവയ്ക്കണം എന്നും പറയൂ. എന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യം: [നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം]. ഒഴിവാക്കാവുന്ന ജോലികൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അവയും പറയൂ.

എഐ പിഴച്ചാൽ ഉടൻ തിരുത്താൻ

• എഐ വെറും പൊതുവായ ഉത്തരം നൽകിയാൽ: 'എന്റെ ജോലികളുടെ കൃത്യമായ സമയപരിധിയും പ്രാധാന്യവും കണക്കിലെടുത്ത് വീണ്ടും ക്രമീകരിക്കൂ.'
• എഐ എല്ലാം 'അടിയന്തിരം' എന്ന് പറഞ്ഞാൽ: 'ഏത് ജോലി യഥാർത്ഥത്തിൽ അടിയന്തിരമല്ല എന്ന് വ്യക്തമാക്കി, അവയെ പിന്നീട് ചെയ്യേണ്ടവയുടെ കൂട്ടത്തിൽ ഇടൂ.'
• എഐ നിങ്ങളുടെ തീരുമാനം മാറ്റിപ്പറഞ്ഞാൽ: 'ഞാൻ പറഞ്ഞ പ്രാധാന്യം മാറ്റരുത്; അതനുസരിച്ച് മാത്രം ക്രമീകരിക്കൂ.'

ഇത് ഫലിച്ചു എന്ന് എങ്ങനെ അറിയാം?

നിങ്ങൾ എഐയോട് ചോദിച്ച ശേഷം, ആ ക്രമം നോക്കി 'അടിയന്തിരവും പ്രധാനവുമായ' ജോലികൾ ആദ്യം ചെയ്ത് തുടങ്ങുക. ഒരു ദിവസം കഴിഞ്ഞ്, ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾ സമയത്ത് തീർന്നിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ആ രീതി ഫലിച്ചു. ഇനി, ഈ ശീലം കൂടുതൽ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ, ചാറ്റ്ജിപിടിയുടെ സൗജന്യ വോയ്സ് മോഡ് ഉപയോഗിച്ച് ഉറക്കെ സംസാരിച്ച് പരിശീലിക്കുക. 'ഇന്ന് ഞാൻ ചെയ്യേണ്ട മൂന്ന് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ ഇവയാണ്' എന്ന് ഉറക്കെ പറഞ്ഞ്, അത് എഐയോട് ക്രമീകരിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ചിന്താക്രമം വ്യക്തമാക്കാനും ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കാനും സഹായിക്കും.