നൂറ് മെയിലുകൾക്കിടയിൽ കുടുങ്ങിയോ? ജിമിനി ജിമെയിലിൽ എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു

ഓഫീസിൽ ഒരു പ്രോജക്ടിന്റെ മെയിൽ ത്രെഡ് തുറക്കുമ്പോൾ അതിൽ നാൽപ്പതോ അമ്പതോ സന്ദേശങ്ങൾ ഉണ്ടാകും. ആരാണ് അവസാനം എന്ത് തീരുമാനിച്ചത്, ഏത് തീയതിക്ക് മുമ്പ് എന്ത് ചെയ്യണം എന്ന് കണ്ടെത്താൻ തന്നെ ഒരു മണിക്കൂർ പോകും. ഈ സമയത്താണ് ജിമെയിലിന്റെ വലതുവശത്ത് ഒരു ചെറിയ നക്ഷത്ര ചിഹ്നം കാണുന്നത്. അത് തുറന്ന് 'ഈ മെയിൽ ചുരുക്കിത്തരൂ' എന്ന് ചോദിച്ചാൽ, ആ നീണ്ട ചർച്ചയുടെ സാരം ഒരു ചെറിയ കുറിപ്പായി സ്ക്രീനിൽ വരും.

ജിമിനി യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യുന്നത് എന്താണ്?

ജിമിനി ഒരു മാന്ത്രിക പെട്ടിയല്ല. നിങ്ങൾ തുറന്ന മെയിൽ ത്രെഡിലെ വാചകങ്ങൾ അത് വായിക്കുന്നു. ആ വാചകങ്ങളിൽ ആവർത്തിച്ചുവരുന്ന വിഷയങ്ങൾ, ആരൊക്കെ എന്ത് പറഞ്ഞു, ഏത് തീയതി പരാമർശിച്ചു, എന്ത് തീരുമാനത്തിൽ എത്തി എന്നിവ തിരിച്ചറിഞ്ഞ് ഒരു ചെറിയ സംഗ്രഹമായി മാറ്റുന്നു. ഇതിനെ സാങ്കേതികമായി 'സംഗ്രഹീകരണം' (summarization) എന്ന് വിളിക്കാം. പക്ഷേ അതിന്റെ അടിസ്ഥാനം ലളിതമാണ്: വലിയൊരു കൂട്ടം വാചകങ്ങളിൽനിന്ന് ഏറ്റവും പ്രസക്തമായ ഭാഗങ്ങൾ കണ്ടെത്തി ചെറുതാക്കുക.

ഇതേ സഹായി ഗൂഗിൾ ഡോക്സിലും ഉണ്ട്. ജിമെയിലിൽ നടന്ന ഒരു ചർച്ചയെക്കുറിച്ച് ഡോക്സിൽ ഒരു റിപ്പോർട്ട് വേണം എന്ന് കരുതുക. ജിമിനിയോട് ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ, ആ മെയിൽ ചർച്ചയിലെ പ്രധാന പോയിന്റുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തി ഒരു കരട് റിപ്പോർട്ട് ഡോക്സിൽ തയ്യാറാകും. ഇത് ഒരു തുടക്കമാണ്; അതിൽ കൂട്ടിച്ചേർക്കാനും തിരുത്താനും ഒക്കെ നിങ്ങൾക്ക് സ്വാതന്ത്ര്യമുണ്ട്.

മറുപടി എഴുതാൻ ഒരു സഹായി

ഒരു മെയിലിന് മറുപടി എഴുതേണ്ടിവരുമ്പോൾ എവിടെനിന്ന് തുടങ്ങണം എന്ന ആശയക്കുഴപ്പം പലർക്കുമുണ്ട്. ജിമിനിയോട് 'ഈ മെയിലിന് ഒരു മറുപടി കരട് എഴുതൂ' എന്ന് പറഞ്ഞാൽ, അത് ഒരു കരട് തയ്യാറാക്കി തരും. ഔദ്യോഗികമായ ഒരു സ്വരം വേണോ, നേരിട്ടുള്ള ഒരു സ്വരം വേണോ എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാനും സൗകര്യമുണ്ട്. എന്നാൽ ഇത് അയച്ചുതരുന്നില്ല; നിങ്ങൾ വായിച്ച് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തിയ ശേഷം മാത്രമേ അയയ്ക്കാവൂ.

• നീണ്ട മെയിൽ ത്രെഡുകൾ ചുരുക്കി പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ മാത്രം കാണുക.
• ആരാണ് എന്ത് ചെയ്യേണ്ടത്, ഏത് തീയതിക്ക് മുമ്പ് എന്നിവ കണ്ടെത്തുക.
• ഔദ്യോഗികമോ നേരിട്ടുള്ളതോ ആയ സ്വരത്തിൽ മറുപടി കരട് തയ്യാറാക്കുക.
• ജിമെയിൽ ചർച്ചയെ ആധാരമാക്കി ഡോക്സിൽ റിപ്പോർട്ട് കരട് എഴുതുക.

എവിടെയാണ് ഇത് ലഭ്യമാകുന്നത്?

ജിമിനിയുടെ ഈ സൗകര്യങ്ങൾ സൗജന്യമായി എല്ലാവർക്കും ലഭ്യമല്ല. ഗൂഗിൾ വർക്ക്സ്പേസ് ബിസിനസ് പ്ലാനുകളിലും ഗൂഗിൾ വൺ എഐ പ്രീമിയം പ്ലാനിലും ഇത് ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. അതായത്, ഓഫീസ് അക്കൗണ്ട് വഴിയോ വ്യക്തിഗത പ്ലാൻ വഴിയോ ഇത് ഉപയോഗിക്കാം. നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിൽ ഈ ചിഹ്നം കാണുന്നില്ലെങ്കിൽ, അത് നിങ്ങളുടെ പ്ലാനിൽ ഉൾപ്പെട്ടിട്ടില്ല എന്ന് അർത്ഥം.

ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ചില കാര്യങ്ങൾ

ഏറ്റവും പ്രധാനമായ കാര്യം: ജിമിനി തരുന്ന സംഗ്രഹം എപ്പോഴും പൂർണ്ണമായിരിക്കണമെന്നില്ല. ഒരു ചർച്ചയിൽ പരസ്പരവിരുദ്ധമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ അവസാന നിമിഷത്തിൽ ഒരു പുതിയ തീരുമാനം വന്നാൽ, സംഗ്രഹം അത് ലളിതമാക്കി കളയാം. അതുകൊണ്ട് പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു മറുപടി അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഒറിജിനൽ മെയിലുകളിലേക്ക് ഒന്ന് കണ്ണോടിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

സ്വകാര്യതയെക്കുറിച്ച് ആശങ്കയുണ്ടെങ്കിൽ, ഗൂഗിൾ വർക്ക്സ്പേസിന്റെ ഔദ്യോഗിക നയങ്ങൾ പ്രകാരം, നിങ്ങളുടെ മെയിലുകളുടെയും ഡോക്യുമെന്റുകളുടെയും ഉള്ളടക്കം അനുമതിയില്ലാതെ പൊതു എഐ മാതൃകകൾ പരിശീലിപ്പിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കില്ല എന്ന് കമ്പനി വ്യക്തമാക്കുന്നു. എന്നാലും, ഓരോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയും സ്വന്തം നയങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നത് ഉത്തമമാണ്.

അങ്ങനെ, അടുത്ത തവണ ഒരു നീണ്ട മെയിൽ ചെയിൻ തുറക്കുമ്പോൾ, ആദ്യം ആ ചെറിയ നക്ഷത്ര ചിഹ്നം ഒന്ന് ശ്രദ്ധിക്കൂ. അത് നിങ്ങളുടെ സമയം ലാഭിക്കാം; പക്ഷേ അത് തരുന്ന ഉത്തരം ഒരു തുടക്കമായി മാത്രം കണക്കാക്കൂ.