യോഗത്തിൽ ആരും എഴുതാതെ കുറിപ്പും ജോലികളും തയ്യാറാകുന്നത് എങ്ങനെ?

ഓഫീസിലെ യോഗം കഴിഞ്ഞ് ചായ കുടിക്കുമ്പോൾ ഒരാൾ ചോദിക്കുന്നു: "അപ്പോൾ ആ പ്രോജക്ടിന്റെ തീയതി ആര് ഉറപ്പിച്ചു?" എല്ലാവരും പരസ്പരം നോക്കുന്നു. ആരും കുറിപ്പെഴുതിയിരുന്നില്ല. അടുത്ത യോഗത്തിൽ ഇതേ ചർച്ച വീണ്ടും തുടങ്ങുന്നു. ഇത് ഒഴിവാക്കാൻ ടീംസ് പോലുള്ള യോഗ ആപ്പുകളിൽ ഒരു സൗകര്യമുണ്ട് — സംസാരം തന്നെ എഴുത്തായി മാറുന്നു.

സംസാരം എഴുത്താകുന്നത് എങ്ങനെ?

യോഗം തുടങ്ങുമ്പോൾ ആതിഥേയൻ "റെക്കോർഡ് ചെയ്ത് എഴുത്താക്കുക" എന്ന ബട്ടൺ അമർത്തുന്നു. അപ്പോൾ എല്ലാവരുടെയും സ്ക്രീനിൽ ഒരു അറിയിപ്പ് വരും, ഒരു ശബ്ദവും കേൾക്കും. ഇത് വെറും മര്യാദയല്ല — യോഗത്തിൽ ഉള്ളവർ അറിഞ്ഞിരിക്കണം എന്നത് നിയമപരമായും പ്രധാനമാണ്. അനുമതി കിട്ടിയാൽ പിന്നെ സംസാരം കേട്ട് അക്ഷരങ്ങളാക്കി മാറ്റുന്ന ഒരു പ്രോഗ്രാം പ്രവർത്തിക്കാൻ തുടങ്ങുന്നു. ഇതിനെ സംസാര തിരിച്ചറിയൽ (സ്പീച്ച് റെക്കഗ്നിഷൻ) എന്ന് പറയും.

ഇത് ഓരോ വാക്കും കേട്ട് ഊഹിച്ചെടുക്കുന്നതാണ്. ഒരാൾ പെട്ടെന്ന് സംസാരിച്ചാൽ, പശ്ചാത്തലത്തിൽ ഫാൻ ശബ്ദമുണ്ടെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ടുപേർ ഒരേസമയം സംസാരിച്ചാൽ — ഇവിടെയാണ് തെറ്റുകൾ കയറിവരിക. ആരുടെ വാക്കാണ് എന്ന് തെറ്റായി ചേർക്കാം. അതുകൊണ്ട് യോഗം കഴിഞ്ഞ് എഴുത്ത് ഒന്ന് നോക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

യോഗം കഴിഞ്ഞാൽ കിട്ടുന്ന ചുരുക്കം

യോഗം അവസാനിച്ചാൽ ചാറ്റിൽ ഒരു "റീകാപ്പ്" എന്ന ഭാഗം തുറക്കാം. അവിടെ മൂന്ന് കാര്യങ്ങൾ കാണാം: എഴുത്ത് മുഴുവനും, പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ, ആർക്കൊക്കെ എന്ത് ചെയ്യണം എന്ന ജോലികളുടെ പട്ടിക. നിങ്ങളുടെ പേര് എവിടെയെങ്കിലും പറഞ്ഞാൽ അത് ഒരു അടയാളത്തോടെ കാണിക്കും. "മാരിയ ഡെലിവറി തീയതിയെപ്പറ്റി എന്ത് പറഞ്ഞു?" എന്ന് ചോദിച്ചാൽ ആ ഭാഗം കണ്ടെത്തിത്തരും.

• തത്സമയ എഴുത്ത്: ഓരോരുത്തരുടെയും പേരോടെ സംസാരം വേർതിരിച്ച് കാണാം.
• വിഷയങ്ങളുടെ ചുരുക്കം: യോഗത്തിൽ എന്തൊക്കെ ചർച്ച ചെയ്തു എന്നതിന്റെ പട്ടിക.
• ജോലികളുടെ പട്ടിക: ആര്, എന്ത്, എപ്പോൾ എന്ന് വേർതിരിച്ചെടുത്തത്.
• സമയരേഖ: നിങ്ങളുടെ പേര് പറഞ്ഞ നിമിഷത്തിലേക്ക് നേരിട്ട് ചെന്ന് കേൾക്കാം.

എവിടെയാണ് കാര്യങ്ങൾ പിഴയ്ക്കുന്നത്?

ഏറ്റവും വലിയ പ്രശ്നം ശബ്ദത്തിന്റെ ഗുണനിലവാരമാണ്. ഒരാൾ ലാപ്ടോപ്പിന്റെ മൈക്കിൽ നിന്ന് അകലെ ഇരുന്നാൽ, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ടുപേർ ഒരേസമയം സംസാരിച്ചാൽ — ജോലി തെറ്റായ വ്യക്തിക്ക് ചേർന്നുപോകാം. "അത് ഞാൻ ചെയ്യാം" എന്ന് ഒരാൾ പറഞ്ഞത് മറ്റൊരാളുടെ പേരിലും വരാം. അതുകൊണ്ട് ജോലികളുടെ പട്ടിക ഒരു കരട് മാത്രമായി കാണണം, അന്തിമമായി അല്ല.

മറ്റൊരു കാര്യം — ഇത് എല്ലാ ടീംസ് ഉപയോക്താക്കൾക്കും ലഭ്യമല്ല. ടീംസ് പ്രീമിയം അല്ലെങ്കിൽ മൈക്രോസോഫ്റ്റ് 365 കോപൈലറ്റ് ലൈസൻസ് ഉള്ളവർക്കാണ് ഈ സൗകര്യം. സ്ഥാപനത്തിന്റെ അഡ്മിൻ ഇത് ഓൺ ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്നും നോക്കണം. അതുപോലെ, യോഗത്തിൽ ഉള്ള എല്ലാവരും അനുമതി നൽകിയാൽ മാത്രമേ എഴുത്ത് നടക്കൂ.

ഇത് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം?

യോഗം തുടങ്ങിയാൽ "കൂടുതൽ" എന്ന മെനുവിൽ "റെക്കോർഡ് ചെയ്ത് എഴുത്താക്കുക" എന്നത് അമർത്തുക. യോഗം കഴിഞ്ഞാൽ ചാറ്റിലെ "റീകാപ്പ്" തുറന്ന് ജോലികളുടെ പട്ടിക ഒന്ന് വായിക്കുക. ആരുടെ പേരിലാണ് ഏത് ജോലി എന്ന് തെറ്റിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അത് തിരുത്തി എഴുതാം. യോഗത്തിൽ ഇല്ലാതിരുന്ന ഒരാൾക്ക് ഈ ചുരുക്കം അയച്ചുകൊടുക്കുന്നത് വളരെ സഹായകമാണ്.

ഒരു കാര്യം ഓർക്കുക: ഈ എഴുത്ത് ഒരു ഓർമ്മസഹായി മാത്രമാണ്. യോഗത്തിൽ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ ഇതിൽ നിന്ന് മാത്രം അന്തിമമായി കണക്കാക്കരുത്. പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ യോഗത്തിൽ ഉണ്ടായിരുന്ന ഒരാളോട് ഒന്ന് ഉറപ്പിച്ചാൽ, എഴുത്തിലെ പിഴവുകൾ പിന്നീട് വലിയ പ്രശ്നമാകില്ല.