ക്ലയന്റിന്റെ കടുപ്പമുള്ള ഇമെയിലിന് മറുപടി: ദേഷ്യം കാണിക്കാതെ ഉറച്ചുനിൽക്കാൻ എഐ സഹായി

രാവിലെ ഓഫീസിൽ എത്തിയപ്പോൾ ഇൻബോക്സിൽ ഒരു ഇമെയിൽ. ക്ലയന്റ് എഴുതിയിരിക്കുന്നു: "ഞാൻ ഇത് മൂന്നാം തവണയും ചോദിക്കുകയാണ്. ഇത്രയും സമയമെടുക്കാൻ ഇതൊരു റോക്കറ്റ് സയൻസ് ആണോ?" വായിച്ച് നിങ്ങളുടെ കൈ വിറയ്ക്കുന്നു. ഉടനെ ഒരു മറുപടി എഴുതണം, എന്നാൽ ദേഷ്യത്തിൽ എഴുതിയാൽ പിന്നീട് അത് തന്നെ തിരിച്ചടിയാകും. ഇവിടെയാണ് എഐ സഹായി ഉപകരിക്കുന്നത്.

എഐ ഈ ടോൺ എങ്ങനെ മാറ്റുന്നു?

നിങ്ങൾ എഐയിൽ ഒരു കാര്യം ചോദിക്കുമ്പോൾ, അത് വാക്കുകളുടെ ക്രമവും അർത്ഥവും പഠിച്ച ഒരു മാതൃക (ഭാഷാ മാതൃക അഥവാ ലാംഗ്വേജ് മോഡൽ) പ്രകാരം ഉത്തരം നിർമ്മിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ കൊടുക്കുന്ന കരടിലെ വാക്കുകൾ അത് വായിക്കുന്നു. എന്നിട്ട്, ഏത് വാക്കുകൾ കടുപ്പമുള്ളതാണെന്നും ഏത് ഭാഗം ആരോപണമായി തോന്നുമെന്നും കണ്ടെത്തി, അവയ്ക്ക് പകരം മര്യാദയുള്ളതും എന്നാൽ ഉറച്ചതുമായ വാക്കുകൾ ചേർക്കുന്നു. അതായത്, നിങ്ങളുടെ വികാരം മനസ്സിലാക്കി അതിനെ ഒരു പ്രൊഫഷണൽ സന്ദേശമാക്കി മാറ്റുന്നു.

ഒരു ചെറിയ പരീക്ഷണം: എളുപ്പവഴിയും കൃത്യമായ വഴിയും

എളുപ്പവഴി: വെറുതെ ഒന്ന് ചോദിക്കുക

ഈ ഇമെയിലിന് ഒരു മറുപടി എഴുതിത്തരൂ: "ഞാൻ ഇത് മൂന്നാം തവണയും ചോദിക്കുകയാണ്. ഇത്രയും സമയമെടുക്കാൻ ഇതൊരു റോക്കറ്റ് സയൻസ് ആണോ?"

ഈ മറുപടി ദയയുള്ളതാണെങ്കിലും ഒന്നും പറയുന്നില്ല. ക്ലയന്റിന്റെ ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരമില്ല, പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാനുള്ള ഒരു ചുവടുവയ്പ്പുമില്ല. ഇത് വീണ്ടും ഒരു ഇമെയിലിന് കാരണമാകും.

കൃത്യമായ വഴി: ടോൺ നിയന്ത്രിച്ച് ചോദിക്കുക

നിങ്ങൾ ഒരു സീനിയർ പ്രൊജക്ട് മാനേജർ ആണ്. ക്ലയന്റിന്റെ ഈ ഇമെയിലിന് ഒരു മറുപടി എഴുതൂ. ടോൺ: ഉറച്ചതും മര്യാദയുള്ളതും, ഒരിക്കലും പാസീവ്-ആഗ്രസീവ് ആകരുത്. ഒരു ന്യായീകരണവും പറയരുത്. പകരം, കാലതാമസത്തിന് ഒരു വ്യക്തമായ കാരണം, ഇനി എന്ത് സംഭവിക്കും, എപ്പോൾ ഉത്തരം ലഭിക്കും എന്നിവ മാത്രം പറയൂ. ഇമെയിൽ: "ഞാൻ ഇത് മൂന്നാം തവണയും ചോദിക്കുകയാണ്. ഇത്രയും സമയമെടുക്കാൻ ഇതൊരു റോക്കറ്റ് സയൻസ് ആണോ?"

ഇതിൽ ന്യായീകരണമില്ല, ആരോപണവുമില്ല. കാരണം വ്യക്തം, അടുത്ത ചുവടുവയ്പ്പ് വ്യക്തം, സമയപരിധിയും വ്യക്തം. ഇതാണ് ഉറച്ചതും മര്യാദയുള്ളതുമായ ടോൺ.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ്

ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് പകർത്തി നിങ്ങളുടെ സാഹചര്യത്തിനനുസരിച്ച് മാറ്റി ഉപയോഗിക്കാം.

നിങ്ങൾ ഒരു [നിങ്ങളുടെ ജോലി] ആണ്. ക്ലയന്റിന്റെ ഈ ഇമെയിലിന് ഒരു മറുപടി എഴുതൂ: [ക്ലയന്റിന്റെ ഇമെയിൽ]. ടോൺ: ഉറച്ചതും മര്യാദയുള്ളതും, പാസീവ്-ആഗ്രസീവ് അല്ല. ഒരു ന്യായീകരണവും പറയരുത്. [പരിഹാരം] എന്ന കാര്യം വ്യക്തമാക്കൂ. അടുത്ത ചുവടുവയ്പ്പും സമയപരിധിയും പറയൂ.

എഐ വഴിതെറ്റിയാൽ ഉടനെ ചെയ്യേണ്ടത്

• എഐ കൂടുതൽ ദയ കാണിച്ചാൽ: "ഇത് വളരെ മൃദുവാണ്. ഉറച്ച ഒരു പതിപ്പ് എഴുതൂ, എന്നാൽ മര്യാദ കൈവിടരുത്."
• എഐ ന്യായീകരണം തുടങ്ങിയാൽ: "ക്ഷമാപണം ഒഴിവാക്കി, പരിഹാരത്തിൽ മാത്രം ശ്രദ്ധിക്കൂ."
• എഐ വികാരം കാണിച്ചാൽ: "ഇത് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ഇമെയിൽ ആണ്. വികാരം ഒഴിവാക്കി വസ്തുത മാത്രം പറയൂ."

ഇത് ഫലിച്ചു എന്ന് എങ്ങനെ അറിയാം?

നിങ്ങളുടെ മറുപടി വായിച്ച് ഒരു സുഹൃത്തിനോട് ചോദിക്കൂ: "ഇതിൽ ദേഷ്യമോ പരിഹാസമോ ഉണ്ടോ?" അവർ "ഇല്ല" എന്ന് പറഞ്ഞാൽ, ടോൺ ശരിയായി. കൂടാതെ, ഫോണിലെ സൗജന്യ വോയ്സ് മോഡിൽ ഈ മറുപടി ഉറക്കെ വായിച്ച് നോക്കൂ. നിങ്ങളുടെ ശബ്ദം ഉറച്ചതാണോ എന്ന് അറിയാൻ അത് സഹായിക്കും.