ഡയറക്ടർ ബോർഡിനോട് കാലതാമസം അറിയിക്കണോ? എഐയെക്കൊണ്ട് ധൈര്യത്തോടെ പറയിപ്പിക്കാം

നിങ്ങൾ ഒരു പ്രോജക്റ്റിന്റെ അവസാന ഘട്ടത്തിലാണ്. എന്നാൽ ഒരു പ്രധാന ഭാഗം ഇപ്പോഴും തീർന്നിട്ടില്ല. അടുത്ത ദിവസം രാവിലെ ഡയറക്ടർ ബോർഡിന്റെ യോഗമാണ്. ഇപ്പോൾ എന്ത് പറയും? ഇത് മറച്ചുവയ്ക്കാൻ ശ്രമിച്ചാൽ പിന്നീട് വലിയ പ്രശ്നമാകും. എന്നാൽ ധൈര്യത്തോടെ, വ്യക്തമായ ഒരു പുതിയ പ്ലാനോടെ അറിയിച്ചാൽ അത് നിങ്ങളുടെ വിശ്വാസ്യത വർദ്ധിപ്പിക്കും.

എഐ ഇതിനെ എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു?

എഐ ചാറ്റ് സഹായി (ഉദാഹരണത്തിന് ChatGPT പോലുള്ള സേവനങ്ങൾ) നിങ്ങളുടെ സാഹചര്യം വിശദമായി പറഞ്ഞാൽ, അത് ഒരു സന്ദേശത്തിന്റെ കരട് തയ്യാറാക്കിത്തരുന്നു. ഇത് ഒരു സഹപ്രവർത്തകൻ കുറിപ്പെഴുതി തരുന്നതുപോലെയാണ്. നിങ്ങൾ പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ അത് ക്രമീകരിച്ച്, ഒരു ഘടനയിൽ അവതരിപ്പിക്കുന്നു. എന്നാൽ അതിൽ തെറ്റുകളോ അനുചിതമായ ഭാഷയോ ഉണ്ടാകാം. അതിനാൽ അത് അതേപടി അയയ്ക്കരുത്; നിങ്ങൾ അത് വായിച്ച് ശരിയാക്കണം.

പരീക്ഷണം: ലളിതമായ നിർദ്ദേശം vs കൃത്യമായ നിർദ്ദേശം

ഒന്നാമത്തെ ശ്രമം: അനൗപചാരികമായ ചോദ്യം

എന്റെ പ്രോജക്റ്റ് വൈകിപ്പോയി. ഡയറക്ടർ ബോർഡിനോട് ഇത് എങ്ങനെ അറിയിക്കാം? ഒരു സന്ദേശം എഴുതിത്തരൂ.

ഈ ഉത്തരം വളരെ പൊതുവായതാണ്. എന്തുകൊണ്ട് വൈകി, എപ്പോൾ തീരും, പുതിയ പ്ലാൻ എന്താണ് എന്നൊന്നും ഇതിൽ ഇല്ല. ഇത് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ സന്ദേശമായി അംഗീകരിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.

രണ്ടാമത്തെ ശ്രമം: കൃത്യമായ നിർദ്ദേശം

നിങ്ങൾ ഒരു സീനിയർ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജരാണ്. ഒരു സോഫ്റ്റ്വെയർ റിലീസ് രണ്ടാഴ്ച വൈകും. ഡയറക്ടർ ബോർഡിന് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതൂ. അതിൽ ചുരുക്കത്തിൽ: (1) കാലതാമസത്തിന്റെ കൃത്യമായ കാരണം, (2) പുതിയ തീയതി, (3) ഇനി എന്ത് ചെയ്യും എന്ന പ്ലാൻ, (4) ആവശ്യമെങ്കിൽ സഹായം ചോദിക്കൽ. ഭാഷ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും വ്യക്തമായും ഇരിക്കണം. കുറ്റബോധം പ്രകടിപ്പിക്കരുത്.

ഈ ഉത്തരം കൃത്യവും പ്രൊഫഷണലുമാണ്. അതിൽ കാരണം, പുതിയ തീയതി, പ്ലാൻ, സഹായത്തിന്റെ സാധ്യത എന്നിവയെല്ലാം ഉണ്ട്. ഇത് ഡയറക്ടർ ബോർഡിന് വേഗത്തിൽ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ്

ഈ ടെംപ്ലേറ്റ് പകർത്തി, ബ്രാക്കറ്റിലുള്ള ഭാഗങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ കൊണ്ട് മാറ്റി, എഐയിൽ ഒട്ടിക്കുക.

നിങ്ങൾ [നിങ്ങളുടെ പദവി] ആണ്. [പ്രോജക്റ്റിന്റെ പേര്] എന്ന പ്രോജക്റ്റ് [എത്ര ദിവസം/ആഴ്ച] വൈകും. ഡയറക്ടർ ബോർഡിന് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതൂ. അതിൽ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടത്: (1) കാലതാമസത്തിന്റെ വസ്തുതാപരമായ കാരണം, (2) പുതിയ സമയപരിധി, (3) കാലതാമസം പരിഹരിക്കാനുള്ള [നിങ്ങളുടെ പ്ലാൻ], (4) ആവശ്യമെങ്കിൽ ആവശ്യപ്പെടേണ്ട [സഹായം]. ഭാഷ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ഹ്രസ്വവുമായിരിക്കണം. കുറ്റബോധം പ്രകടിപ്പിക്കരുത്.

എഐ കൂടുതൽ സൗമ്യമായാൽ ഉപയോഗിക്കാനുള്ള മൂന്ന് കമാൻഡുകൾ

• ഇത് കൂടുതൽ ഔപചാരികമാക്കൂ, കുറ്റബോധം കുറയ്ക്കൂ.
• ഇതിൽ നിന്ന് 'ക്ഷമിക്കണം' എന്ന വാക്ക് ഒഴിവാക്കി, പകരം 'പുതിയ പ്ലാൻ' എന്ന് എഴുതൂ.
• ഈ സന്ദേശം ഒരു ഡയറക്ടർക്ക് അയയ്ക്കാൻ പറ്റിയതാണോ എന്ന് പരിശോധിച്ച്, ആവശ്യമെങ്കിൽ കൂടുതൽ ചുരുക്കൂ.

വിജയത്തിന്റെ അടയാളവും ശബ്ദ പരിശീലനവും

നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കിയ സന്ദേശം വായിച്ചപ്പോൾ അതിൽ കുറ്റബോധമോ ഭയമോ ഇല്ലെന്നും, പകരം വ്യക്തമായ ഒരു പ്ലാൻ ഉണ്ടെന്നും തോന്നിയാൽ അതാണ് വിജയം. ഇനി, ആ സന്ദേശം ഉറക്കെ വായിച്ച് പരിശീലിക്കൂ. നിങ്ങളുടെ ഫോണിലെ സൗജന്യ എഐ വോയ്സ് മോഡ് ഉപയോഗിച്ച്, അത് നിങ്ങളോട് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിപ്പിക്കാം. അങ്ങനെ യഥാർത്ഥ യോഗത്തിൽ ഉത്തരം പറയാൻ നിങ്ങൾക്ക് ആത്മവിശ്വാസം ലഭിക്കും.