ടെൻഡർ കമ്മിറ്റിക്ക് ദേഷ്യത്തിൽ ഈമെയിൽ എഴുതേണ്ടി വന്നോ? എഐ കൊണ്ട് മര്യാദയോടെ കാര്യം പറയാം

ടെൻഡർ കമ്മിറ്റിയിൽ നിന്ന് ഒരു മറുപടിയും കിട്ടിയില്ല. ഫോൺ എടുത്ത് എഴുതാൻ തുടങ്ങുമ്പോൾ വാക്കുകൾ കടുത്തതാകുന്നു. 'ഇത്രയും ദിവസമായിട്ടും ഒരു മറുപടിയില്ലേ?' എന്ന് എഴുതിയാൽ, അത് നിങ്ങളുടെ ജോലിക്ക് തന്നെ ദോഷമാകും. എന്നാൽ ദേഷ്യം അടക്കി നല്ല വാക്കുകൾ കണ്ടെത്തുകയും എളുപ്പമല്ല. ഇവിടെയാണ് ഒരു എഐ സഹായി ഉപയോഗപ്രദമാകുന്നത്.

എഐ എങ്ങനെയാണ് ഇത് ചെയ്യുന്നത്? നിങ്ങൾ എഴുതിയ കരട് അത് വായിക്കും. അതിലെ വാക്കുകളുടെ ഭാവം (tone) അത് പരിശോധിക്കും. ദേഷ്യം, നിരാശ, ആരോപണം എന്നിവയുള്ളിടത്ത് അത് മാറ്റിച്ചിന്തിക്കും. എന്നിട്ട് അതേ ആവശ്യം — വിവരം ചോദിക്കുക, തീരുമാനം അറിയിക്കുക — മാന്യമായ ഭാഷയിൽ പുനർലേഖനം ചെയ്യും. ഇതിന് പ്രത്യേക പ്രോഗ്രാമിംഗ് അറിവ് വേണ്ട. സാധാരണ മലയാളത്തിൽ നിർദ്ദേശം നൽകിയാൽ മതി.

ഒരു ലളിതമായ പരീക്ഷണം: ദേഷ്യം നേരിട്ട് എഴുതിയാൽ എന്ത് സംഭവിക്കും?

ആദ്യം: ദേഷ്യം അതേപടി എഴുതി നോക്കാം

ടെൻഡർ കമ്മിറ്റിക്ക് ഒരു ഈമെയിൽ എഴുതണം. ഞാൻ ഇത്രയും ദിവസമായി കാത്തിരിക്കുന്നു, എന്തെങ്കിലും മറുപടി തരൂ എന്ന് എഴുതിത്തരൂ.

ഈ മറുപടി മര്യാദയുള്ളതാണെങ്കിലും, 'എന്റെ അപേക്ഷ പരിഗണിച്ചിട്ടില്ലെന്ന് തോന്നുന്നു' എന്ന വാചകം ഒരു ആരോപണമായി വായിക്കാം. കമ്മിറ്റിക്ക് ഇത് അനാവശ്യമായ സമ്മർദ്ദമായി തോന്നാം. കൂടാതെ, എന്ത് വിവരമാണ് വേണ്ടതെന്നോ എത്ര ദിവസമായെന്നോ വ്യക്തമല്ല. ഇത് ഒരു ഫയലിന്റെ നിലവിളി പോലെയാണ് — ദേഷ്യം പുറത്തുവരുന്നു, പക്ഷേ കാര്യം നടക്കുന്നില്ല.

ഇനി: ദേഷ്യം മറച്ച്, കാര്യം വ്യക്തമാക്കി എഴുതാം

ഞാൻ ഒരു ടെൻഡർ കമ്മിറ്റിക്ക് ഈമെയിൽ എഴുതാൻ പോകുന്നു. എന്റെ അപേക്ഷ 15 ദിവസമായി കിടക്കുന്നു. എനിക്ക് ദേഷ്യമുണ്ട്, പക്ഷേ അത് കാണിക്കരുത്. എന്റെ ആവശ്യം: അപേക്ഷയുടെ നിലവിലെ അവസ്ഥ അറിയണം, അടുത്ത ഘട്ടം എന്താണെന്ന് പറയണം. ദയവായി ഒരു മാന്യമായ ഈമെയിൽ എഴുതിത്തരൂ. വിഷയം വ്യക്തമായിരിക്കണം, ഒപ്പം എന്റെ ഫയൽ നമ്പർ പരാമർശിക്കണം.

ഈ ഈമെയിലിൽ ദേഷ്യമില്ല. പക്ഷേ 'പതിനഞ്ച് ദിവസം' എന്ന വസ്തുതയും 'അടുത്ത ഘട്ടം' എന്ന ആവശ്യവും വ്യക്തമാണ്. കമ്മിറ്റിക്ക് ഇത് ഒരു ഭീഷണിയായി തോന്നില്ല; മറിച്ച് ഒരു ഔദ്യോഗിക അന്വേഷണമായി മാത്രമേ തോന്നൂ. ഇതാണ് വിജയകരമായ ആശയവിനിമയം.

നിങ്ങൾക്കായി ഒരു റെഡിമെയ്ഡ് പ്രോംപ്റ്റ്

ഇനി നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം സാഹചര്യത്തിന് അനുസരിച്ച് ഈ പ്രോംപ്റ്റ് പകർത്തി ഉപയോഗിക്കാം. ചതുരക്കുള്ളിൽ ([ ]) ഉള്ള കാര്യങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ കൊണ്ട് മാറ്റുക.

ഞാൻ [സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേര്] എന്ന ടെൻഡർ കമ്മിറ്റിക്ക് എഴുതാൻ പോകുന്നു. എന്റെ [ഫയൽ/അപേക്ഷ] [ദിവസങ്ങളുടെ എണ്ണം] ദിവസമായി തീരുമാനമാകാതെ കിടക്കുന്നു. എനിക്ക് [നിങ്ങളുടെ വികാരം] തോന്നുന്നു, പക്ഷേ അത് പ്രകടിപ്പിക്കരുത്. എന്റെ ആവശ്യം: [എന്താണ് വേണ്ടത്]. ദയവായി ഒരു മാന്യവും വ്യക്തവുമായ ഈമെയിൽ എഴുതിത്തരൂ. വിഷയം ചുരുക്കമായിരിക്കണം, ഒപ്പം [പ്രധാന റഫറൻസ്] പരാമർശിക്കണം.

എഐ വഴിതെറ്റിയാൽ ഉടനടി ശരിയാക്കാനുള്ള മൂന്ന് കമാൻഡുകൾ

• ഇത് വളരെ മൃദുവാണ്. അൽപ്പം കൂടി ഉറച്ചതാക്കൂ, പക്ഷേ ദേഷ്യം കാണിക്കരുത്.
• എന്റെ ഫയൽ നമ്പർ ഒഴിവാക്കിയിട്ടുണ്ട്. അത് വീണ്ടും ചേർക്കൂ.
• ഈമെയിലിന്റെ നീളം കുറയ്ക്കൂ. മൂന്ന് വാചകത്തിൽ കവിയരുത്.

ഇത് ഫലിച്ചു എന്ന് എങ്ങനെ അറിയാം?

നിങ്ങളുടെ ഈമെയിൽ വായിച്ച് ഒരാൾക്ക് ദേഷ്യമോ ഭീഷണിയോ തോന്നുന്നില്ലെങ്കിൽ, പക്ഷേ നിങ്ങളുടെ ആവശ്യം അവർക്ക് മനസ്സിലാകുന്നുണ്ടെങ്കിൽ — അതാണ് വിജയം. ഇത് പരിശീലിക്കാൻ, ഫോണിലെ സൗജന്യ വോയ്സ് മോഡ് ഉപയോഗിച്ച് ഈ ഈമെയിൽ ഉറക്കെ വായിച്ച് നോക്കൂ. നിങ്ങളുടെ ശബ്ദത്തിലെ ഭാവം എഐ കേൾക്കും, എന്നിട്ട് അത് കൂടുതൽ മികച്ചതാക്കാൻ സഹായിക്കും. ഇത് യഥാർത്ഥ ജീവിതത്തിൽ സംസാരിക്കുമ്പോഴും ആത്മവിശ്വാസം നൽകും.